12 pasos para detener el robo de empleados en el comercio minorista: Guía para la prevención de pérdidas

No cabe duda de que los minoristas de todo el mundo sufren robos por parte de sus empleados. Por robo de empleados se entiende la apropiación ilegal o indebida de activos de la empresa por parte de empleados en beneficio propio. Los empleados poco fiables son responsables de la friolera del 90% de las principales pérdidas de una empresa.

No quiere fomentar una cultura de trabajo que parezca una cárcel, pero tampoco quiere ser tan permisivo que permita que florezcan las actividades deshonestas. Entonces, ¿cómo saber si sus empleados están robando? En esta guía exploraremos varias medidas que puede adoptar para detectar y prevenir los robos, como auditorías de prevención de pérdidas, control de accesos y otras medidas proactivas.

1. Entender las señales del robo de empleados

Aunque todas las empresas son blanco de robos, las pequeñas empresas suelen ser más susceptibles de sufrir comportamientos poco éticos por parte de sus empleados. Esta vulnerabilidad puede deberse al hecho de que las pequeñas empresas suelen carecer del presupuesto o la mano de obra de que disponen las grandes empresas para invertir en métodos eficaces de prevención de pérdidas en el comercio minorista.

No existe un perfil específico de quién roba; empleados de todas las profesiones y condiciones sociales pueden convertirse en autores de robos, independientemente de su edad, sexo, raza u origen socioeconómico. De hecho, más del 60% de los empleados admiten que probablemente robarían si creyeran que pueden salirse con la suya, a menudo debido a medidas de seguridad inadecuadas o consecuencias limitadas.

Antes de sacar conclusiones precipitadas sobre los robos o de examinar a los empleados demasiado de cerca (lo que podría dar lugar a acusaciones de discriminación), es importante reunir algunas ideas. He aquí algunos signos reveladores que le ayudarán a determinar si el hurto interno es un problema en su empresa y, si es necesario, a investigar más a fondo.

Discrepancias en el inventario

Los desajustes frecuentes entre el inventario registrado y lo que está físicamente disponible pueden ser señal de robo. A menudo es más fácil ocultar el robo de productos en varios puntos de la cadena de suministro, especialmente antes de que los artículos se escaneen en el inventario o se les adjunten códigos de barras. Un empleado puede alegar que se ha enviado una cantidad incorrecta cuando, en realidad, los productos han sido robados.

Cambios de comportamiento

Si un empleado que antes era digno de confianza empieza a actuar de forma reservada o se muestra inusualmente defensivo con respecto a su trabajo, puede ser una señal de alarma. Por ejemplo, ¿se excusa el director de una tienda para quedarse solo hasta más tarde que otros empleados? ¿Habla con frecuencia por teléfono o FaceTiming mientras está en la tienda? Estos comportamientos justifican un examen más detenido.

Descuentos o anulaciones frecuentes

Si se detecta que un empleado procesa con frecuencia descuentos o anulaciones, debe investigarse más a fondo. Esto podría indicar que los empleados ofrecen descuentos no autorizados o artículos gratuitos a amigos, familiares o clientes preferentes. Supervisar estas transacciones puede ayudar a identificar patrones de comportamiento poco ético.

Discrepancias de caja

Las empresas que manejan dinero en efectivo son especialmente vulnerables a los robos internos. El dinero en efectivo es uno de los activos más robados en las pequeñas empresas. Las discrepancias en las cajas registradoras -como el hurto, el subrellamado o la sustracción- pueden indicar un robo y amenazar el inventario y la integridad financiera de su empresa.

2. Fomentar una cultura de la honradez

Cuando los empleados se sienten valorados y parte de un equipo, es menos probable que incurran en conductas deshonestas. He aquí algunas formas sencillas de crear esa cultura:

• Comunicación abierta: Anime a su equipo a expresar sus preocupaciones y sugerencias. Una política de puertas abiertas puede hacer que se sientan seguros compartiendo cualquier problema que detecten.
• Programas de reconocimiento: Reconozca y recompense a los empleados que demuestren integridad. Esto no solo refuerza el comportamiento positivo, sino que también establece un estándar para todos los demás.

3. Realizar auditorías periódicas de prevención de pérdidas

Una forma eficaz de comprobar si los empleados roban es realizar auditorías periódicas de prevención de pérdidas. ¿Qué es una auditoría de prevención de pérdidas? Básicamente, es una revisión de sus prácticas empresariales, inventario y medidas de seguridad.

• Identifique puntos vulnerables: Observe cómo se rastrean y almacenan los productos para encontrar puntos débiles en los que puedan producirse robos.
• Analice los patrones de las transacciones: Revisar las ventas y devoluciones puede ayudar a descubrir patrones sospechosos que podrían indicar robos por parte de los empleados.
• Mejorar las medidas de seguridad: Las auditorías suelen dar lugar a mejores prácticas de seguridad, como la mejora de los sistemas de vigilancia o el control de accesos.

Involucrar a su equipo en el proceso de auditoría también es una decisión inteligente. Crea transparencia y les ayuda a entender por qué es importante salvaguardar los activos.

4. Utilizar la tecnología y las cámaras de seguridad para controlar la actividad

Aprovechar la tecnología es clave. Así es como la tecnología puede ayudarte a controlar las cosas:

• Cámaras de vigilancia: Instalar cámaras en zonas clave actúa como elemento disuasorio y te proporciona pruebas en vídeo si se produce un robo.
• Sistemas de punto de venta (TPV): Los sistemas de punto de venta modernos pueden realizar un seguimiento de las ventas y devoluciones, lo que facilita la detección de cualquier discrepancia.
• Software de gestión de inventarios: El uso de software especializado le ayuda a mantener registros de inventario precisos y a identificar problemas antes de que se conviertan en grandes problemas.
• Herramientas de supervisión de datos: Estas herramientas pueden ayudar a proteger contra el robo de información propietaria mediante el control de quién accede a los datos sensibles.

5. Comprobación exhaustiva de los antecedentes

Antes de incorporar a nuevos empleados, la comprobación exhaustiva de los antecedentes puede ayudar a reducir el riesgo de robo interno. Esto es lo que hay que buscar:

• Antecedentes penales: Un historial de robo o fraude es una clara señal de advertencia.
• Verificación del empleo: Asegúrese de que el historial laboral del candidato es verificable. Alrededor del 40% de los empleados que roban se han enfrentado a alguna medida disciplinaria en el pasado.
• Referencias: Póngase en contacto con anteriores empleadores para hacerse una idea del carácter y la ética laboral del candidato.
• Robo de nóminas: Comprobar el historial laboral también puede ayudarle a detectar cualquier implicación pasada en robos relacionados con las nóminas.

6. Forme a sus empleados

Invertir tiempo en la formación de los empleados puede reducir realmente los robos. Asegúrese de que su equipo conoce la política de la empresa en materia de hurtos y las consecuencias de los comportamientos deshonestos. He aquí algunas ideas para la formación:

• Formación ética: Los talleres sobre ética en el lugar de trabajo pueden ayudar a reforzar la importancia de la integridad.
• Revisión de políticas: Repase periódicamente las políticas de la empresa relacionadas con la prevención de robos y pérdidas.
• Escenarios de juego de rol: Involucre a los empleados en debates o escenarios que les ayuden a reconocer y manejar posibles situaciones de robo.
• Estrategias de prevención de robos: Enseña medidas proactivas, como una exhaustiva selección previa a la contratación y el fomento de una cultura de confianza y responsabilidad.

7. Crear una política de denuncia de irregularidades

Anime a los empleados a denunciar comportamientos sospechosos mediante una política de denuncia de irregularidades. El robo cometido por un empleado puede afectar a todos, por lo que es importante contar con una política que proteja los intereses de todos. Esto es lo que hay que incluir:

• Canales de denuncia confidenciales: Los empleados deben disponer de vías confidenciales para informar de sus preocupaciones sin temor a represalias.
• Procedimientos claros: Asegúrese de que todo el mundo sabe qué hacer si sospecha de un robo.
• Tranquilidad: Haga saber a los empleados que sus denuncias se tomarán en serio y se investigarán con prontitud.

8. Restringir el acceso a mercancías de gran valor

Restringir el acceso a mercancías de gran valor es una forma inteligente de evitar los robos por parte de los empleados. Al limitar el acceso a estos artículos valiosos, se reducen considerablemente las oportunidades de robo. He aquí algunas estrategias eficaces que puede poner en práctica:

• Soluciones de control de acceso: Considere la posibilidad de utilizar sistemas como Smart Locks de InVue. Estas soluciones le permiten gestionar quién tiene acceso a mercancías específicas, garantizando que sólo el personal autorizado pueda manipular artículos de gran valor.
• Política de escritorio limpio: Fomente una política que mantenga la mercancía y la información sensible fuera de la vista y a buen recaudo. Así se minimiza el riesgo de acceso no autorizado.
• Medidas de seguridad: Asegúrese de que el inventario valioso está bajo llave y almacenado de forma segura. Utilice armarios o vitrinas de difícil acceso sin la debida autorización.
• Cámaras de seguridad y alarmas: Instalar sistemas de vigilancia puede disuadir a posibles ladrones y proporcionar alertas en tiempo real si se produce una actividad sospechosa.

9. Realizar investigaciones cuando se sospeche un robo

Si sospecha de un robo por parte de un empleado, es importante llevar a cabo una investigación exhaustiva. Empiece por reunir pruebas, interrogar a testigos y revisar los datos de las transacciones para hacerse una idea clara. También es buena idea consultar a un experto en prevención de pérdidas o a un asesor jurídico para asegurarse de que todo se gestiona correctamente.

• Observe el comportamiento de los empleados: Preste atención a cualquier actividad sospechosa durante la investigación.
• La confidencialidad es importante: Mantenga la confidencialidad de la investigación para evitar delatar al empleado sospechoso.

Si realiza una investigación exhaustiva, podrá averiguar la magnitud del robo y tomar las medidas adecuadas para evitarlo en el futuro.

10. Aplicar consecuencias en caso de robo

Tener claras las consecuencias de los robos es un paso fundamental en la prevención. Asegúrese de que existe una política bien definida que establezca las repercusiones, como medidas disciplinarias o despido. También puede ser eficaz un sistema disciplinario progresivo, en el que las consecuencias se agraven en caso de reincidencia.

• Formación sobre las consecuencias: Asegúrate de que los empleados entienden lo que está en juego y la importancia de mantener una cultura de honestidad.
• Aplicación justa: Asegúrese de que las consecuencias se aplican de forma equitativa en todos los ámbitos. Esto ayuda a disuadir el robo y fomenta un entorno de trabajo positivo.

11. Supervisar la actividad de los empleados

Vigilar la actividad de los empleados puede ayudarle a adelantarse a posibles robos. He aquí algunos métodos a tener en cuenta:

• Soluciones de control de acceso: Impleméntalas para saber quién entra y sale de las zonas restringidas, añadiendo una capa extra de seguridad.
• Auditorías rutinarias de las transacciones de los empleados: Revise periódicamente las transacciones realizadas por los empleados, especialmente en las áreas de alto riesgo.

12. Invertir en productos de protección de activos

Además de vigilar el comportamiento de los empleados, invertir en productos de protección de activos puede ayudarle a salvaguardar sus activos físicos de robos tanto internos como externos. He aquí algunos productos a tener en cuenta:

• Etiquetas de seguridad compatibles con EAS: Muchos minoristas confían en las puertas EAS que activan alarmas cuando pasan productos etiquetados. Desgraciadamente, las etiquetas magnéticas que se utilizan a menudo se quedan cortas y pueden ser fácilmente burladas. Considere la posibilidad de cambiar a etiquetas a las que no afecten los imanes para mejorar la protección.

• Dispositivos antirrobo específicos para cada mercancía: Cuando se trata de seguridad, no hay una talla única. Las etiquetas que funcionan para la ropa o los bolsos pueden no servir para artículos de gran valor, como ordenadores portátiles o teléfonos inteligentes. Los productos de uso cotidiano, desde maquinillas de afeitar hasta detergente para la ropa, también son objetivos habituales de robo. Por lo tanto, asegúrese de elegir soluciones de seguridad de mercancías adaptadas a su mercancía específica en lugar de conformarse con una solución improvisada.

Determinar si sus empleados están robando puede resultar desalentador, pero con las medidas adecuadas puede reducir significativamente el riesgo de robo. Las auditorías periódicas de prevención de pérdidas, combinadas con una cultura empresarial sólida, la formación de los empleados y las soluciones tecnológicas, pueden crear un entorno que desaliente la falta de honradez.

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Para combatir eficazmente el robo por parte de los empleados, contar con las herramientas y estrategias adecuadas marca la diferencia. En InVue, estamos aquí para ayudarle en sus esfuerzos de prevención de pérdidas. Nuestra lista de comprobación descargable puede guiarle en la realización de una auditoría de prevención de pérdidas, ayudándole a detectar los productos más vulnerables.

Además, nuestras innovadoras soluciones de protección de activos y control de accesos le ofrecen una pista de auditoría completa de quién accede a mercancías de gran valor. De este modo, sólo el personal autorizado puede manipular artículos de gran valor, lo que aumenta tanto la seguridad como la responsabilidad. Al integrar las tecnologías de InVue, puede fomentar una cultura de honradez y vigilancia, haciendo que su entorno minorista sea mucho más seguro.